COMUNICACIÓN CORPORATIVA
“CEMOPLAF: Implementación de un departamento de relaciones públicas como proceso del mejoramiento Corporativo de la institución”
1.- EMPRESA
1.1.- CEMOPLAF
CEMOPLAF, Centro medico de orientación y Planificación Familiar, es una institución privada, apolítica, no lucrativa que presta servicios de Planificación familiar y Salud a la población de escasos recursos económicos.
CEMOPLAF adquirió su personería jurídica el 12 de septiembre de 1974, mediante el acuerdo 3702, publicado en el Registro Oficial No. 637.
CEMOPLAF ha recibido el reconocimiento público por la seriedad y honestidad que presta en sus servicios mereciendo la confianza y aceptación de las usuarias, por la calidad humana y el profesionalismo con que se les atiende.
1.2.- OBJETIVOS.-
1.2.1.- Promover la salud familiar, especialmente de la madre y del niño.
1.2.2.- Propugnar la Paternidad Responsable como fundamento del bienestar de la familia y la sociedad.
1.2.3.- Reconocer el derecho de la pareja para decidir sobre el número de hijos que puedan tener y educar.
1.2.4.- Concienciar a través de la educación el alto riesgo que representa para la salud y la vida de la madre la práctica del aborto inducido.
1.2.5.- ayudar a la detección oportuna del cáncer cérvico-uterino, a través de exámenes de laboratorio clínico, defendiendo la salud de la mujer.
1.2.6.- Conseguir hacer realidad que: “Todo niño que nace sea un hijo bienvenido, y que pueda gozar de un mañana mejor”.
1.3.- ACTIVIDADES.-
A fin de llegar en forma más efectiva a la población de mediana y escasos recursos económicos, CEMOPLAF ofrece Servicios de Salud, a través de las siguientes Estratégicas:
1.3.1.- CENTROS MÉDICOS Y SERVICIOS ITINERANTES
Se atiende en veintiún centros médicos y 12 servicios itinerantes, con un equipo multidisciplinario de Salud, con los siguientes servicios:
Planificación Familiar
Consultas ginecológicas
Consultas prenatales
Consultas pediátricas
Diagnóstico de embarazo
Atención del parto (Lago Agrio)
Detección oportuna del cáncer cérvico-uterino.
Atención especializada para adolescentes
Climaterio
1.3.2.- SERVICIOS INTEGRADOS
1.3.2.1.- Laboratorio clínico.
Se realizan exámenes de:
Orina, sangre y heces
Bioquímicos
Bacteriológicos
Cultivos
Histopatológicos
Citologías
1.3.3.- SERVICIOS QUIRÚRGICOS
1.3.3.1.- ANTICONCEPCIÓN QUIRÚRGICA VOLUNTARIA (AQV)
Se ofrece a las parejas que han decidido utilizar métodos anticonceptivos definitivos, como: la ligadura de trompas de Falopio y vasectomía: en Quito, con quirófano propio; en otras ciudades alquilando quirófanos o en coordinación con centros privado, o con el Ministerio de Salud Pública.
1.3.3.2.- CIRUGÍA MENOR.-
En el centro de Quito (Esmeraldas 712 y Guayaquil) se atiende cirugías menores, con carácter ambulatorio.
1.4.- MECANISMOS OPERACIONALES
1.4.1.- COORDINACIÓN INTER-INSTITUCIONAL
Coordinación en el área educativa y prestación de servicios clínicos con Instituciones Nacionales e Internacionales.
1.4.2.- INFORMACIÓN, EDUCACIÓN Y CAPACITACIÓN
CEMOPLAF, educa, capacita y promociona a diferentes grupos humanos en Salud Reproductiva y Salud Infantil, a través de:
· Materiales impresos.
· Medios Masivos de Comunicación.
· Comunicación Interpersonal.
· Charlas y conferencias
· Seminarios y talleres.
· Centros de documentación.
1.4.3.- PROGRAMA PARA ADOLESCENTES
Servicio orientado para maestros, padres de familia y adolescentes en: Auto cuidado de la Fertilidad y Sexualidad.
Información.
Conserjería
Capacitación
Servicios Clínicos
1.4.4.- RELACIONES PÚBLICAS Y DESARROLLO DE RECURSOS
Sea realizan acciones de coordinación interinstitucional con Organismos Nacionales e Internacionales, para el fortalecimiento de la imagen institucional y desarrollo de recursos.
1.5.- UBICACIÓN.
Cemoplaf esta distribuido en 16 ciudades con 21 centros en todo el país, en la ciudad de Quito se encuentra la Matriz principal en el Centro Médico No. 1 en la esmeraldas 712 y Guayaquil, y el centro administrativo esta en la Cuero y Caicedo258 y Av. 10 de Agosto, a parte de los dos centros mencionados, en la ciudad de Quito hay dos centros mas, uno al norte y otro al sur.
1.6.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
DIRECTIVA.-
Teresa de Vargas (Directora Administrativa)
María Eugenia Chávez (Directora de Mercadeo)
Dra. Elsa de Racines (Directora general del programa de adolescentes)
2.- FASE CONCEPTUAL
2.1...- DEFINICIÓN GENERAL
Según Jackson[1] “Es la actividad total de comunicación generada por una empresa para alcanzar los objetivos planificados”, se puede interpretar como el conjunto de estrategias que tiene la empresa para alcanzar sus objetivos, eso lo realiza un departamento específico en una empresa, por ente CEMOPLAF para alcanzar sus objetivos tiene un grupo de trabajo que trabaja para la consecución de los mismos desde el punto de vista corporativo.
Para Cees Van Riel “La comunicación corporativa es un instrumento de gestión por medio del cual toda forma de comunicación interna y externa conscientemente utilizada, esta armonizada tan efectiva y eficazmente como sea posible, para crear una base favorable para las relaciones con los públicos de los que la empresa depende”.
Es probable que el significado de los términos identidad, imagen y reputación esté más o menos diferenciado en su uso lingüístico común, pero si estas palabras se convierten en conceptos aplicados a la comunicación corporativa, corremos el riesgo de dar por supuestos territorios compartidos cuando en realidad estamos hablando de cosas distintas, a pesar de utilizar las mismas palabras. Este problema terminológico se ve agudizado por la traducción que de estos conceptos se vierte al español partiendo de la bibliografía internacional, especialmente la anglófona, creando no
Pocas veces una gran confusión.[2]
Así se hace necesaria una revisión terminológica que delimite un territorio conceptual preciso para cada denominación. Nuestra definición de identidad corporativa adoptará una doble perspectiva que dará lugar a dos concepciones del término: una amplia y otra más restringida. A la primera la denominaremos identidad corporativa global o simplemente identidad corporativa y a la segunda identidad corporativa interna. La identidad corporativa global está determinada por cuatro factores: el comportamiento corporativo, la cultura corporativa, la identidad visual y la comunicación corporativa. Todos ellos son expresiones de la personalidad de la organización y, por tanto, la identidad corporativa en sentido amplio está constituida por los rasgos esenciales que hacen a cada organización diferente de las demás: su realidad, su manera de percibirse a sí misma y su comportamiento.
2.2.- COMUNICACIÓN CORPORATIVA Y SUS ELEMENTOS INTEGRADORES
La Comunicación Corporativa se compone de un sinnúmero de elementos, tanto internos como externos, que constituyen la plataforma de proyección de la imagen empresarial en una forma eficiente.
La comunicación tiene tres formas importantes que utiliza para integrarse a la comunicación corporativa.[3]
Comunicación de dirección: es la forma en como la comunicación logra la direccionabilidad entre los intereses de la empresa con los de sus públicos objetivos, siendo estos internos o externos.
Comunicación y marketing: esta concepción esta ligada a toda la estructura que posee la empresa para la comunicación entre sus públicos y la sociedad, tomando en cuenta la publicidad, el marketing directo, la venta personal, patrocinio, etc. En relación con nuestra empresa a la que estamos analizando (Cemoplaf) su manejo del marketing esta en entredicho ya que ellos solo manejan una comunicación interna 8entre su personal) sin tomar en importancia lo que sucede en el exterior, algo que lo está afectando en el mercado.
Comunicación Organizativa: relacionada al tamaño, la diversidad y la susceptibilidad en las relaciones con los públicos objetivos específicos y como estos interactúan con su empresa (Relaciones públicas), en este punto se toma en cuenta a la comunicación ambiental mas como gestión en la producción interna y externa de la empresa.
Todos estos tipos de comunicación estas dirigidos a sus públicos internos y externos que se encuentran supuestamente fuera de la esfera de influencia de los departamentos de comunicación tradicionales.
En la práctica, la amplia variedad de “fuentes” de comunicación interna pueden conducir a manifestaciones externas fragmentadas que llegan a las empresas de una manera indirecta, a veces que contradicen a los pensamientos de la empresa.
Las organizaciones son muy conscientes del peligro de la comunicación fragmentada ya que puede haber contradicciones al interior de la empresa por cuestiones que llegan desde afuera, rumores y suposiciones que dañan el desarrollo normal de una institución.
La comunicación corporativa trata de dar un esfuerzo hacia la coherencia basándose en el supuesto de que la política de comunicación coherente contribuye positivamente a una imagen favorable de cada elemento individual, quien a su vez, trabaja positivamente para contribuir a la correcta actuación de la empresa.
Una reputación corporativa favorable no es un objetivo aislado sino una condición necesaria para crear una sólida base comercial (marketing) desde la cual se logrará el éxito de la empresa.
En la comunicación organizativa encontramos varias ramas o funciones que desempeña en las que la comunicación tiene su validez en la empresa o la institución, para reforzar su estructura interna y su imagen externa:[4]
Relaciones públicas: dentro y fuera de la empresa.
Comunicación ambiental: Como estrategia de relación externa de la empresa (interacción con la sociedad)
Relaciones con el inversor: Como la empresa puede interactuar con sus accionistas o proveedores, dependiendo en caso, para lograr una armonía entre los dos frentes empresariales.
Comunicación del mercado laboral: esto tiene que ver con la información que se tiene de la situación empresarial y la competencia, además de las futuras fuentes de trabajo que puede otorgar o las que pueden ser llenadas en la institución.
Publicidad empresarial: toda la estrategia de marketing que utiliza una empresa para poder ser reconocida en el mercado al cual pertenece.
Comunicación interna: como se estructura la armonía empresarial puertas adentro.
Ante todo esto la comunicación corporativa trata de ser una orquestadora a través de los puntos de partida comunes que, como podemos apreciar, poseen los distintos tipos de comunicación a los que se liga una empresa para poder funcionar de correcta manera; también para integrar a los grupos a los cuales una empresa reúne y que dependen de ella y a los que obviamente la comunicación también los agrupa.
2.2.1.- RESPONSABILIDADES CENTRALES DE LA COMUNICACIÓN CORPORATIVA[5]
Desarrollar iniciativas para minimizar las discrepancias no funcionales entre la identidad deseada y su imagen deseada, teniendo en cuenta la interacción “estrategia-imagen-identidad”
Desarrollar el perfil de la empresa tras su marca, sobre algo que la identifique y la haga reconocida en el mercado a la que ella pertenece, en el caso de CEMOPLAF, crear su marca para que los usuarios reconozcan el de que se trata la empresa y que la competencia no le quite mercado, claro desde una mirada de marketing directo.
Indicar quien debe hacer que tares en el campo de la comunicación para formular y ejecutar los procedimientos efectivos con la comunicación.
2.3.- IDENTIDAD CORPORATIVA.-
Son las herramientas que tiene la comunicación corporativa para lograr conseguir sus objetivos establecidos dentro de la empresa y para cumplir sus funciones requeridas.
2.3.1.- Aumentar la motivación de sus empleados, a base de herramientas comunicacionales y de interrelación.
2.3.2.- Inspirar la confianza entre los grupos objetivos de la empresa.
2.3.3.- Tener conciencia del importante papel que tienen los clientes, en este caso para la empresa a la cual estamos estudiando (CEMOPLAF) los clientes son fundamentales ya que a pesar que en sus objetivos y misión y visión es ser una empresa no lucrativa, pero a raíz de los problemas económicos lo clientes se convirtieron en una fuente de ingreso para la empresa.
2.3.4.- Tener conciencia del papel útil de los públicos objetivo-financieros.
2.4.- EL PÚBLICO
Es el conjunto de personas a quienes van dirigidos los mensajes. Estos pueden ser definidos como internos y externos.
2.4.1.- PÚBLICO INTERNO:
Es el grupo de personas que conforman una institución y que están directamente vinculada a ella. En el caso de una empresa, el público interno está conformado por accionistas, directivos, empleados, trabajadores, contratistas, proveedores, distribuidores, etc.
2.4.2.-PÚBLICO EXTERNO:
El público externo está determinado por las personas que tienen alguna relación con la institución, sea ésta geográfica, de productos o servicio.[6]2.4.3.- LA COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación interna está determinada por la interrelación que se desarrolla entre el personal de la institución. El clima organizacional dentro de una empresa se puede definir como la calidad duradera del entorno interno que tienen sus miembros; lo cual influye en su comportamiento.
Ese entorno puede ser medido en términos de valores, basado en el conjunto de características o atributos que se plantean, y puede ser orientado con la utilización planificada de motivaciones (mensajes)
2.4.4.- TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
La interrelación personal puede ser catalogada de acuerdo a su tipología en:2.4.4.1.- FORMAL: Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memoranda, etc.). La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocráticas.
2.4.4.2.- INFORMAL: Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunión alrededor del botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es más veloz que la formal.
2.4.4.3.- VERTICAL: Es aquella comunicación que se genera en las áreas directivas de la empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación corporativa óptima, debería existir la comunicación vertical ascendente.
2.4.4.4.-HORIZONTAL: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo. Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal. También es conocida como comunicación plana.
2.4.4.5.- RUMORES: Es la comunicación informal que recorre la institución sin respetar canales y a la velocidad de la luz.[7]
2.4.5.- LA COMUNICACIÓN EXTERNA
2.4.5.1.- LA IMAGEN CORPORATIVA
Toda institución, cualquiera que sea su objetivo, es creada para satisfacer necesidades sentidas, creadas o reales de una comunidad (local, regional, nacional o global). Es por ello que dicha institución vive por y para esa comunidad; y sea cual fuere la situación económica, política o social, la institución necesita detectar cuáles son los escenarios en que la comunidad se está moviendo, para crear las bases motivacionales a proyectar, con el fin de mantenerse allí en un espacio, un posicionamiento o un nicho productivo.La institución requiere amoldarse a las condiciones existentes en la comunidad, sin ver hacia atrás, sólo hacia el futuro[8]
2.4.5.2.- LA INFORMACIÓN COMO BASE PARA TOMA DE DECISIONES.
Una imagen se forma como resultado de una serie de estímulos que un perceptor recibe de un emisor directa o indirectamente, y su interpretación o evaluación pueden estar influenciados por muchos factores psico/sociales. Para comprender cómo tiene lugar esa interpretación o evaluación, debemos estudiar la forma en la que el individuo procesa la información.La memoria del ser humano se compone de tres elementos: Memoria sensorial, memoria a corto plazo y memoria a largo plazo, siendo en ésta última donde se efectúa la fase final de procesamiento de la información por el individuo.
2.4.5.3.- FORMACIÓN DE LA IMAGEN.
La formación de una imagen corporativa se centra en dos áreas, la endógena que abarca la identidad de la empresa (su realidad) y la comunicación interpersonal, y la exógena que contempla la proyección de la imagen a través de diversos medios, sean dirigidos o masivos, y la memoria a largo plazo del público.
2.4.5.4.-LA CONCEPTUALIZACIÓN DEL MENSAJE:
En la conceptualización del mensaje se tiene que aplicar la fórmula de Lasswell: Qué vamos a decir, a quién se lo vamos a decir, cómo se lo vamos a decir y por qué se lo vamos a decir. Es conveniente crear una plantilla, donde, a través de un muestreo en el público tanto interno como externo, se tengan algunas referencias de la orientación de la opinión de ese público. Las preguntas tienen que ser creadas sobre la base de la realidad de la empresa.
2.5.- TEORIAS DE LA COMUNICACIÓN
Para este proyecto parto de las tres teorías más importantes respecto a lo que la comunicación abarca, estas son: el funcionalismo, el estructuralismo y la teoría crítica.
2.5.1.- EL FUNCIONALISMO
El funcionalismo supone que la sociedad es un sistema de interacción tendiente a mantener un equilibrio y continuidad social por la coherencia y buen funcionamiento de sus elementos. La sociedad se configura de acuerdo a funciones ejercidas por instituciones, grupos estructurados, acciones sociales y el proceso continuo que es el resultado de su armónica relación.[9]
Las instituciones son funcionales en tanto en cuanto contribuyen al ajuste y adaptación del sistema social. Se produce el cambio no por conflictos internos del sistema sino por presiones externas que logran penetrar sus defensas y causan diverso género de disfunciones,
Estas premisas del funcionalismo sin duda influyeron en la concepción clásica del modelo de la comunicación que extensamente se ha expuesto. Los medios de comunicación constituyen un subsistema del sistema social en el que operan. Su rol no es el de cuestionar la sociedad y sus instituciones para generar una corriente de cambio; si así lo hicieran se convertirían en disfuncionales.[10]
2.5.2.- TEORÍA CRÍTICA.-
La teoría de la sociedad de masas, destaca la interdependencia entre las instituciones que detentan el poder y sostiene que, los medios de comunicación se integran a las fuentes de poder y autoridad sociales. En esta línea, es probable considerar que el contenido de los mensajes se encuentre al servicio de quienes poseen el poder político y económico. De esta forma, la versión del mundo que los medios exhiban, será a fin de colaborar en la subordinación de las audiencias al poder. Es posible ver en los mensajes mediáticos, una interpretación irreal del mundo, de manera tal que, actuando como instrumento de manipulación, ayuda a las masas a sobrevivir en condiciones difíciles. [11]
Más allá de la teoría pesimista de la sociedad de masas, se encuentran las teorías de origen estrictamente marxista, que se diferencian de las anteriores por poseer un perfil ideológico más definido.
En La ideología Alemana Marx afirma que "las ideas de la clase dominante son en todas las épocas, las ideas dominantes. Este postulado, si bien hay que aplicarlo actualmente a instituciones que, en tiempos de Marx, tenían una existencia limitada, sería el punto de partida para un cuerpo teórico predictivo a respecto a los medios cuyo supuesto fundamental es la unidad de la "elite" de la sociedad, así como una subordinación de los demás sectores sociales a los intereses de la clase dominante.
2.5.3.- EL ESTRUCTURALISMO.-
En el estructuralismo se utilizan modelos para estudiar la significación de la acción humana en su contexto. Las unidades interrelacionadas no se consideran como un conjunto de órganos, sino como formas significantes. De aquí que tenga una diferencia de enfoque totalmente distinta a la del estructural funcionalismo.
El funcionalismo estructural no analiza los elementos culturales o sociales sino que, en forma abstracta y global, indaga cuáles son las funciones esenciales que deben ser desempeñadas para que la sociedad exista, se mantenga y perpetúe. Es decir, trata de identificar los prerrequisitos o imperativos funcionales de la sociedad.
En esta perspectiva, los estructuralistas, interesados en desarrollar modelos para el análisis lógico de los relatos que nos ayudan a explicar sus relaciones significantes, pretenden elaborar una lingüística que vaya más allá de la frase y, con ello, mostrarnos las estructuras a través de las cuales, un relato se convierte en un medio de comunicación y sin las cuales no nos sería posible entenderlo. Estos modelos constituyen conjuntos de reglas combinatorias de los significantes que nos permiten evocar significados comunes, es decir informarnos y comunicarnos.[12]
Para este trabajo la teoría que mas nos conviene para el análisis teórico de la empresa en la funcionalista ya que las empresas contribuye al ajuste y a la adaptación del sistema social además que debe existir coherencia y homogeneidad ente sus elementos empresariales: “La sociedad se configura de acuerdo a funciones ejercidas por instituciones, grupos estructurados, acciones sociales y el proceso continuo que es el resultado de su armónica relación”.
La comunicación juega un papel importante en el desarrollo de una empresa ya que debe manejar una armonía entre sus públicos internos y externos, también debe poner un sentido más abierto acera de la influencia que tiene desde el exterior, y esos elementos son controlados por un equipo que viene a ser como el relacionador entre ellos, y la comunicación juega ese papel importante.
2.5.4.- COMUNICACIÓN POLÍTICA
La comunicación política es el campo de estudio que comprende la actividad de determinadas personas e instituciones especializadas (los políticos, los periodistas y la opinión pública), cuyo fin es facilitar el intercambio y la divulgación de información, ideas y actitudes en tomo a los asuntos públicos.
Ahora bien, dirigiéndonos al primer punto, es la tecnología la que provoca que las campañas electorales dirijan su escenario hacia los medios, por el simple hecho de que es la tecnología más accesible para el votante común.
La financiación de las campañas se ha convertido en un arma para crear conflictos entre candidatos, por lo general dirigidos a desprestigiarse unos a otros respecto a la procedencia del dinero que hace posible las campañas electorales de sus contrincantes.
La influencia de los partidos políticos ha sido uno de los puntos más importantes a considerar en las últimas elecciones de nuestro país. Empezando por el cambio generacional, si se quiere llamar así a la constante exigencia de renovar las plazas políticas en los diferentes poderes del Estado que provienen de los votantes. Continuando con la falta de credibilidad de los candidatos de los partidos políticos "viejos" y, terminando por los derrocamientos a los que todo presidente electo teme en la actualidad.
Analicemos que los partidos políticos y sus estrategias están estrechamente ligados a la comunicación corporativa, ya que se manejan como empresas que alteran a la sociedad, y no se diga en ese aspecto de los partidos políticos.
2.5.5.- PUBLICIDAD EMPRESARIAL.-
Está dirigida a empresarios, mediante periódicos revistas de economía y otros medios. Esta publicidad tiene un alcance local e internacional.
Funciona a través de los medios de comunicación, donde difunden los anuncios de productos o servicios, para incrementar las ventas de las mismas.
El Internet es un nuevo espacio para la publicidad pero su efectividad no se ha podido determinar.
La publicidad juega un papel importante dentro de las empresas ya que es la imagen positiva lo que quiere vender una institución para sus públicos, y la manera de llegar a ellos es mediante los medios de comunicación y las campañas que ellos realizan para este fin.
2.6.- MODELO DE ANÁLISIS PARA EL PROYECTO.-
Para este trabajo vamos a utilizar el modelo IPO, El enfoque del modelo IPO es altamente aplicable para el estudio y análisis de empresas e instituciones. [13]
Es importante que antes de realizar un análisis nos preguntemos que hace o que intenta hacer este.
Esto es, se identificarán los objetivos y los resultados que deseemos del sistema, se identifican las salidas necesarias del análisis y por último las entradas o insumos necesarios para obtener nuestros resultados.
Es por esto que es necesario la implementación de un sistema que permita analizar cada uno de estos componentes Entrada, Proceso, Salida (Input, Process, Output) para determinar que? como? Y con que? Pretendemos obtener resultados del sistema. Este sistema es llamado IPO (Input, Process, Output).
2.6.1.- QUE ES EL IPO?
Como ya determinamos antes el IPO es el modelo utilizado para analizar las entradas (insumos) procesos y salidas que se requieren en un análisis e interpretación.
2.6.2.- ENTRADAS (INPUT)
Las entradas se refieren a los materiales físicos, información, y otras fuentes que requiera el proceso, utilizando a personas conocedoras de los problemas que afecten a la institución.
Para determinar que insumos son necesarios es importante estudiar que producto o resultado se espera se obtendrá.
Desde un punto de vista general es necesario tener en cuenta las siguientes variables para un análisis:
a) Información del personal o fuerza laboral necesaria.
b) Estimación del tiempo necesario.
c) Descripción de los materiales requeridos.
d) Información de cómo se obtendrán los resultados.
e) Información de los posibles inconvenientes y restricciones del proceso.
2.6.3.- PROCESO
La parte del proceso es la encargada de transformar los insumos al resultado o producto que deseamos.
Los elementos analizados son:
1. Cuales son los puntos en discordia?
2. Cuales deben ser las salidas, resultados o productos que se desean?
3. Que se debe hacer para conseguir estos resultados?
2.6.4.- SALIDA (OUTPUT)
Esta es posiblemente el inicio de nuestro análisis. Recordemos que partimos de la necesidad de producir algo, por lo tanto es necesario que la salida, en este caso, sea la primera en analizarse para determinar que acciones y procesos son necesarios, por parte de la empresa.
2.6.5.- OBTENIENDO UNA RETROALIMENTACIÓN
En muchos de los casos la implementación del modelo IPO involucra una interacción directa entre los resultados obtenidos, los procesos y las acciones, de la misma manera los insumos repercuten en las salidas. Esto justifica la retroalimentación que se implica entre cada uno de estos elementos.
A la interacción recibida por cada elemento lo llamamos retroalimentación o FEEDBACK.
La retroalimentación nos permite modificar de manera directa los resultados al no ser estos los obtenidos.
2.4.- ENFOQUE
En base al trabajo que estoy realizando, es pertinente hacer un enfoque proyectivo de mi planificación, ya que se va a diagnosticar cuales son las falencias que tiene la empresa n su estructura interna y el análisis respectivo con la imagen que tiene hacia la sociedad. En ese caso determinado las falencias de la empresa se tratará de dar una misión a mi proyecto para poder dar una posible solución al mismo.
Si partimos de que la empresa tiene una institucionalidad formada, es conveniente realizar un análisis previo con las autoridades para poder determinar cuales son sus puntos débiles, la metodología que se va a utilizar es el FODA, que nos va a ayudar a informarnos cuales son las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene la empresa interna y externamente, el FODA se realizará con autoridades y representantes de los departamentos más importantes para lograr una ecuanimidad dentro del grupo de trabajo. Con esta herramienta de análisis logramos integrar el Modelo IPO con nuestro trabajo ya que determina cuáles son los puntos de análisis y los problemas que tiene la empresa en forma de enumeración.
Pasamos al segundo paso que es el estudio de los problemas y su agrupación para poder dar una posible salida a los problemas en cuestión, hallados gracias al FODA.
De esta manera trataremos de dar una posible salida o solución a las dificultades halladas es la empresa mediante una solución o alternativas que satisfagan las necesidades de la empresa.
Las personas con las que vamos a participar son.
Teresa de Vargas (Directora Administrativa)
María Eugenia Chávez (Directora de Mercadeo)
Luis López (Coordinador del Programa de adolescentes)
Gabriel Amboya (representante del personal)
3.- FASE ESTRATEGICA
3.1.- VISIÓN
CEMOPLAF al ser una institución privada, apolítica, no lucrativa que presta servicios de planificación familiar y salud a la población de escasos recursos económicos, trataremos de dar un diagnóstico del funcionamiento interno empresarial para encontrar alguna alternativa en su desarrollo corporativo
3.2.- DIAGNÓSTICO
Se realizo el FODA con un grupo de trabajo que se escogió para dicho compromiso, las personas elegidas son las siguientes:
Ø Teresa de Vargas (Directora Administrativa)
Ø María Eugenia Chávez (Directora de Mercadeo)
Ø Elsa de Racines (Coordinadora del Centro No. 1)
Ø Luis López (Coordinador del Programa de adolescentes)
Ø Gabriel Amboya (representante del personal)
Estas personas representan las áreas más importantes dentro de la institución a la que pertenecen.
Con estas personas se realizó el FODA en donde sacamos los puntos más sobresalientes, los cuáles son los siguientes:
3.2.1.- FORTALEZAS
33 años sirviendo a la comunidad
Aceptación a las personas por etnia o clase social.
Atención integral a sus usuarios
Amplia participación juvenil dentro de su empresa
Personal capacitado en sus áreas
Hospital del Día como ayuda comunitaria
3.2.2.- OPORTUNIDADES
Ayuda en la planificación familiar de la sociedad.
Sus productos tienen un precio conveniente para sus usuarios.
Los jóvenes encuentran un espacio en esta institución gracias a su Programa de adolescentes.
Llegar a la comunidad con una visión social.
Poseer convenios con otras instituciones para el crecimiento de la empresa.
3.2.3.- DEBILIDADES.-
Competencia desleal ente los grupos de trabajo.
Material inapropiado para el desarrollo de proyectos.
Manejo imprudente del programa social que trabaja con la comunidad.
Capacitación obsoleta del personal para el trabajo institucional.
Débil publicidad en los medios de comunicación masiva.
Carácter inapropiado en algunos sectores del personal que trabaja en la atención al público.
Pocas oportunidades de ascensos en el personal de trabajo.
Renuncia de personal que afecta a la institución.
Personal desconocedor de la misión empresarial.
3.2.4.- AMENAZAS.-
El amento de los impuestos merma la economía de la institución.
Un irregular servicio a la comunidad.
La competencia ofrece mejores precios en los servicios de atención.
La comunidad no apoya a la institución por diversas razones.
Infraestructura obsoleta en algunos centros de atención.
La competencia expresa una mala imagen de CEMOPLAF a la sociedad.
La información que da CEMOPLAF a la comunidad no es acogida como la empresa desea.
3.3.- ANALISIS INTERNO (fortalezas – debilidades)
Ø La institución posee un grupo de trabajo para servir a la comunidad, especialmente la rural, aunque tiene sus falencias por una capacitación obsoleta
Ø El material de trabajo debe ser revisado para poder ofrecer un servicio óptimo a la comunidad
Ø A pesar que los jóvenes tienen un espacio en la empresa, su opinión y su trabajo no es tomado mucho en cuenta por parte de los directivos.
Ø La institución no permite la superación del personal dentro de la empresa, esto debido a que los problemas económicos afectan a que obtengan ascensos.
Ø El carácter de ciertos elementos del personal de debe básicamente a su elevada edad, ya que están en una empresa con visión más hacia la comunidad y a la juventud, y esos elementos no permiten el crecimiento adecuado de la institución hacia sus objetivos.
3.4.- ANALISIS EXTERNO (oportunidades – amenazas)
Ø Poseer convenios con otras instituciones, siendo la más importante con el Ministerio de salud, le da cierta ventaja ante sus competidores.
Ø El aumento de los impuestos puede justificar un aumento de los precios o que su servicio sea más costoso en comparación con otras instituciones.
Ø La presencia de gente joven renueva la imagen que posee la empresa, aunque es un arma de doble filo ya que su inexperiencia en ciertos aspectos (medico, social, comunitario) puede ser mal vista en algunos sectores sociales
Ø El llegar a sitios de difícil acceso no es un tema muy complicado para la empresa, ya que posee varios centros de atención en las ciudades más importantes del país.
3.5.- ANÁLISIS CRUZADO
3.5.1.- FORTALEZAS – OPORTUNIDADES
El hecho de estar atendiendo a la comunidad durante 33 años, hace que cemoplaf sea reconocida de una manera espontánea e informal dentro de las comunidades rurales.
Los convenios con otras instituciones hace que los programas y proyectos que realizan en la ciudad sean de dominio público.
La juventud es la herramienta que tiene en la actualidad el centro para la realización de actividades y proyectos, debe enfocarse en el desarrollo de su personal joven para tener una buena imagen hacia sus públicos, sobre todo los exteriores.
La atención a los usuarios es vista de manera correcta por parte de los representantes de la institución, por tanto las medidas que toman se enfocan en tratar de seguir con esta iniciativa de buen servicio y cómodo en precio.
3.5.2.- OPORTUNIDADES - DEBILIDADES.-
El desempeño por parte de los trabajadores de la empresa y el ambiente que en este se desenvuelve, es visto por los públicos como una falencia de la institución, ya que no solo se trata de los problemas del personal, sino que el trato de las personas que están a cargo de la atención al cliente, siendo esta la imagen de la empresa, los públicos obviamente que tendrán una mala impresión de la misma.
El manejo imprudente de los logros alcanzados por la empresa, sea este el Hospital del Día y la atención a comunidades rurales, provoca un desgaste de la imagen de la empresa ante los proveedores económicos (auspicios y donantes), por esta razón se considera necesario dar una solución por parte de la actitud del personal que desgasta a la empresa.
El problema principal de la imagen que da la empresa es sus problemas en el interior del personal que se ven reflejados ante los públicos, tanto internos como externos.
3.5.3.- FORTALEZAS – AMENAZAS
Se da un problema con el sistema financiero de la empresa, ya que al ser elevados los impuestos con respecto a los productos que ofrece CEMOPLAF, la economía se ve reducida para mantener a la empresa, siendo esta una ONG, por eso la institución se tiene que ver obligada a aumentar el precio en ciertos servicios.
La empresa tiene una ventaja que lo hace preferido entre algunos grupos de la sociedad, su Hospital del Día y la atención a los sectores rurales, básicamente los métodos anticonceptivos de barrera y de ritmo, ya que otras instituciones tratan con otros métodos considerados impropios en algunos sectores rurales.
Debe enfocar sus esfuerzos en el mejoramiento del sistema de atención a comunidades, empezando por el personal capacitado y la aplicación de proyectos por parte del personal encargado de esto
3.5.4.- AMENAZAS – DEBILIDADES.-
El problema principal radica en la falta de comunicación dentro de la empresa, en donde la institución carece de un departamento que reúna las cualidades necesarias para mejorar la comunicación interna y externa.
La pérdida de tiempo y de dinero a causa de los problemas internos del personal, provoca que el público externo vea con malos ojos a la institución y los mismos prefieran otras instituciones en donde supuestamente no existen esos problemas y los cuales manejan una mejor campaña de promoción.
La competencia ha ganado un terreno muy grande gracias también a los problemas que tiene la empresa, éstos manejan de mejor manera su imagen y ganan terreno sobre CEMOPLAF.
3.6.- SINTESIS DE ESTRATEGIA.-
CEMOPLAF maneja proyectos que valen la pena ser mejorados y tiene un grupo de personas que puede dar mucho más por la institución, el problema interno radica en que no hay una correcta información y comunicación ente los empleados de la empresa, esto crea un vacío en el campo laboral de los integrantes de la empresa provocando una entropía negativa, al ser la falta de comunicación el problema fundamental dentro de la empresa.
Su sus trabajadores no están bien comunicados o no interactúan con la empresa, ésta simplemente sufrirá varios problemas que acarrearían un rompimiento entre los departamentos que componen la empresa, además que la imagen que da al exterior hacia lo públicos externos, es de una institución caduca y que no presta un servicio de calidad como su competencia.
Por esta razón creo pertinente formar un departamento que se especialice en la comunicación dentro y fuera de la empresa, para que los puntos que tiene a favor como sus servicios y la imagen que puede dar en el tema de personal joven y calificado, sea conocido por la comunidad y además que la institución se convenza de que puede aportar más a su comunidad y que la visión y misión de la empresa sea alcanzada por parte de sus trabajadores.
3.6.- MISION
Establecido un departamento de Relaciones Públicas dentro de la empresa, lograr un acercamiento entre los públicos internos y organizar una mejor imagen hacia los públicos externos, de tal manera que la empresa se afiance en el mercado.
BIBLIOGRAFÍA.-
1. Van Riel, Cees BM, “Comunicación Corporativa”, Pearson Educación, Madrid – España, 1997
2. Minguez, Norberto; “Un Marco Conceptual para la Comunicación Corporativa”. Página Web
3. Aplicación del modelo IPO. Página web.
17-02-08
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5. Proaño, Luis Eduardo. “Planificación y Comunicación”. CIESPAL. Quito – Ecuador. 1980.
6. “Teorías críticas de los Medios de Comunicación”. Idoneos.com. Página Web.
7. Paoli, Antonio. “Comunicación e información. Perspectivas Teóricas”. Editorial Trillas. México DF. 1983
[1] Van Riel, Cees BM, “Comunicación Corporativa”, Pearson Educación, Madrid – España, 1997, Pág 26
[2] Minguez, Norberto; “Un Marco Conceptual para la Comunicación Corporativa”. Página Web
[3] Van Riel, Cees BM, “Comunicación Corporativa”, Pearson Educación, Madrid – España, 1997, Pág. 2
[4] Van Riel, Cees BM, “Comunicación Corporativa”, Pearson Educación, Madrid – España, 1997, Pág. 17
[5] Van Riel, Cees BM, “Comunicación Corporativa”, Pearson Educación, Madrid – España, 1997, Pág. 35
[6] Escobar Fernández, Jorge; “Administración y Gerencia”; GESTIOPOLIS; página Web
[7] Escobar Fernández, Jorge; “Administración y Gerencia”; GESTIOPOLIS; página Web
[8] Escobar Fernández, Jorge; “Administración y Gerencia”; GESTIOPOLIS; página Web
[9] Proaño, Luis Eduardo. “Planificación y Comunicación”. CIESPAL. Quito – Ecuador. 1980. Pág. 32
[10] Proaño, Luis Eduardo. “Planificación y Comunicación”. CIESPAL. Quito – Ecuador. 1980. Pág. 33
[11] “Teorías críticas de los Medios de Comunicación”. Idoneos.com. Página Web.
[12] Paoli, Antonio. “Comunicación e información. Perspectivas Teóricas”. Editorial Trillas. México DF. 1983
[13] Aplicación del modelo IPO. Página web.
17-02-08
